Une plateforme pour accompagner toutes les phases de l’événement
Depuis 2022, la plateforme développée par LZA soutient l’organisation du GS1 in Europe Regional Forum, en réunissant la promotion, les inscriptions, les diffusions en ligne et les contenus post-événement en un seul espace.
Le défi
Le GS1 in Europe Regional Forum réunit environ 600 participants sur place et autant en ligne. Pendant quatre jours, le programme comprend plusieurs sessions simultanées, ce qui rend le choix et la gestion des participations particulièrement exigeants.
Dans les mois qui précèdent l’événement, les participants doivent consulter le programme, s’inscrire et choisir les sessions qu’ils souhaitent suivre. Ils doivent aussi pouvoir modifier leur inscription, ce qui donne à l’organisation des informations en temps réel pour préparer la logistique : hébergement, repas et pauses-café.
Il fallait réunir ces besoins dans une plateforme qui permette aussi aux participants en ligne d’accéder aux diffusions pendant l’événement.
La solution
Nous avons développé une plateforme en ligne qui réunit la gestion des contenus, du programme et des inscriptions à l’événement.
L’équipe de GS1 in Europe gère les contenus en toute autonomie. En saisissant les sessions et en associant les intervenants, le programme se construit automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de le composer à la main. Les participants peuvent consulter les sessions, s’inscrire et revenir sur leur inscription pour la modifier.
Ainsi, une seule plateforme accompagne les trois phases de l’événement :
- Avant : promotion de l’événement et inscription des participants.
- Pendant : accès à la diffusion en ligne des sessions.
- Après : consultation des enregistrements, documents et photographies dans un espace post-événement.
Les résultats
Utilisée pour cinq éditions depuis 2022, la plateforme a rendu la préparation de chaque nouvel événement plus simple et plus rapide. L’équipe de GS1 in Europe peut créer et mettre à jour les contenus en toute autonomie, tandis que la création automatique du programme réduit le travail manuel et le risque d’erreurs.
Le client dispose d’une vision globale du programme et des inscriptions. L’accès à des informations à jour sur les participants aide à la prise de décision et facilite la préparation de l’hébergement, des repas et des autres aspects logistiques.
Les données statistiques disponibles avant, pendant et après l’événement permettent de suivre chaque édition et de soutenir la préparation des suivantes.