Uma plataforma para acompanhar todas as fases do evento
Desde 2022, a plataforma desenvolvida pela LZA apoia a organização do GS1 in Europe Regional Forum, reunindo a divulgação, as inscrições, as transmissões online e os conteúdos pós-evento num único espaço.
O desafio
O GS1 in Europe Regional Forum reúne cerca de 600 participantes presenciais e outros tantos online. Ao longo de quatro dias, o programa inclui diversas sessões em simultâneo, tornando a escolha e a gestão das participações particularmente exigentes.
Nos meses anteriores ao evento, os participantes precisam de consultar o programa, inscrever-se e escolher as sessões que pretendem acompanhar. Precisam também de poder alterar o seu registo, dando à organização informação em tempo real para preparar a logística: estadias, refeições e coffee breaks.
Era necessário reunir estas necessidades numa plataforma que também permitisse aos participantes online aceder às transmissões durante o evento.
A solução
Desenvolvemos uma plataforma online que reúne a gestão dos conteúdos, do programa e das inscrições no evento.
A equipa da GS1 in Europe gere os conteúdos com autonomia. Ao inserir as sessões e associar os respetivos oradores, o programa é construído automaticamente, sem necessidade de o compor manualmente. Os participantes podem consultar as sessões, fazer a inscrição e regressar ao seu registo para introduzir alterações.
Desta forma, uma única plataforma acompanha as três fases do evento:
- Antes: divulgação do evento e inscrição dos participantes.
- Durante: acesso à transmissão online das sessões.
- Depois: consulta de gravações, documentos e fotografias numa área pós-evento.
Os resultados
Utilizada em cinco edições desde 2022, a plataforma tornou mais simples e rápida a preparação de cada novo evento. A equipa da GS1 in Europe consegue criar e atualizar os conteúdos com autonomia, enquanto a criação automática do programa reduz o trabalho manual e a possibilidade de erros.
O cliente dispõe de uma visão global do programa e das inscrições. O acesso à informação atualizada dos participantes ajuda na tomada de decisões e facilita a preparação das estadias, refeições e restantes aspetos logísticos.
Os dados estatísticos disponíveis antes, durante e após o evento permitem acompanhar cada edição e apoiar a preparação das seguintes.